1. Koordinationsgruppen

a. RbC-koordinationsgruppens opgaver er at fastlægge RUC’ers by Choice’s (RbC) årlige budget samt nedsætte arrangørgrupper til de forskellige sociale arrangementer, der skal være på RUC. Som en del af koordinationsgruppen forventes det, at man kan deltage i et enkelt møde om måneden samt træde til i forbindelse med præsentationer af udvalget og eventuelle andre ekstra opgaver.

b. Koordinationsgruppen sammensættes ved RbC’s årlige Stormøde i september. Proceduren for dette fastlægges af den siddende koordinationsgruppe. Det eneste krav er at alle, nye som gamle, skal have lige mulighed for at stille op i koordinationsgruppen.

c. Koordinationsgruppen skal ved førstkommende møde efter at være blevet konstitueret vælge en økonomiansvarlig. Denne persons ansvar er at have overblik over udvalgets økonomi. Personen skal sikre at alle budgetter til arrangementer under RbC bliver forelagt koordinationsgruppen til godkendelse. Derudover skal personen løbende opdatere og kontrollere RbC’s samlede årsregnskab, således at personen til hver en tid kan give en redegørelse og status over RbC’s økonomi.

2. Møder

a. Alle møder i koordinationsgruppen er åbne. Der er dog mulighed for at lukke møderne i tilfælde af, at der skal diskuteres personsager eller lignende. Har man et punkt til dagsorden kan dette sendes til sekretæren en uge inden møde.

3. Juridiske kontrakter

a. Alle juridiske kontrakter skal underskrives af en fuldmagtsberettiget under Studenterrådet. Dette er for at sikre, at alle kontrakter der indgås er juridisk bindende. Den nærmere procedure fastsættes af koordinationsgruppen i samarbejde med Studenterrådets formandskab, og vil blive meddelt den økonomiansvarlige i arrangørgrupperne når vedkommende er udpeget.

4. Arrangørgrupper

ArrangementerMaks. antal
Skitur6
MGP10
Forårsfestival10
Sjatfest3
Foreningsfest5
Kapsejlads8
Julefrokost10

5. Arrangørgruppen internt

a. Både økonomiske og interne anliggender tages i arrangørgrupperne. I tilfælde af kriser kan man gå til koordinationsgruppen, der som udenforstående kan komme ind som mægler eller kan forklarer retningslinjer i forbindelse med frivilligt arbejde. Alle arrangørgrupper vil have en kontaktperson i koordinationsgruppen, som de kan spørge til råds og som følger med på sidelinjen.

b. Skulle der opstå uenigheder i arrangørgruppen skal disse i første omgang forsøges håndteret af arrangørgruppen selv. Alle eventuelle problemer burde kunne løses i henhold til RbC’s retningslinjer. Kan dette ikke lade sig gøre kan der søges hjælp hos koordinationsgruppen der vil kunne fungere som mægler i den pågældende konflikt. Udelukkelse af enkelte medlemmer fra arrangørgrupper kan kun ske gennem koordinationsgruppen.

6. Cv belønning

a. Det er muligt at få papir på sit frivillige arbejder under RbC. Dette formuleres af RbC og underskrives af SR.

7. Frivillig under RUC’ers by Choice

a. RbC har som udvalg under Studenterrådet, til opgave at varetage de større 
sociale arrangementer som afholdes i løbet af året. Dette inkluderer Skitur, Melodi Grand Prix, Sommerfest, Kapsejlads og arrangementer for aktive på RUC.

b. RbC’s hovedformål er at styrke det sociale fællesskab på RUC. RbC er derfor 
stedet for dig, der gerne vil lære nye mennesker at kende, samt opleve udfordringen i at 
opstille et større socialt arrangement.

c. RbC er non-profit, og da alle vores arrangementer sigter efter 0,- kroner i indtægt, er fokus i 
vores arbejde at skabe en god social atmosfære på RUC. Der er derfor ingen monetære belønninger i at arbejde for RbC, udover enkelte frynsegoder til diverse arrangementer.

d. RbC udvalget styres og forvaltes af koordinationsgruppen. Styreformen i koordinationsgruppen er flad, og alle, nye som gamle, har lige meget at skulle have sagt. 
Vores projekter er fælles og åbne, og vi benytter stærkt den mangfoldige flade af mennesker man finder på RUC, til at udforme vores arrangementer. Har man har lyst er man altid velkommen til at give en hånd med til vores arrangementer. Uanset om du har en time, eller en uge, vi vil hjertens gerne have du giver en hånd med!

e. RbC er en platform for nye, såvel som gamle, studerende til at udvide deres sociale netværk. Derfor er der ingen restriktioner på at deltage i RbC, uanset studie. RbC’s arrangementer, i modsætning til f.eks. rusvejledningen, strækker sig over hele året, og der er derfor rig mulighed for at deltage efter hvornår på året det passer en bedst.

f. Vores frivilligpolitik hedder at man skal have lysten til at deltage, og gennemføre de 
projekter man starter. Vi forventer et engagement og en energi til at skabe et fedt 
studiemiljø, samt en tolerant omgangstone med de mennesker man arbejder sammen med. 
Ligeledes forventes det at man overholder de fælles aftaler, som man måtte træffe i 
f.eks. arrangørgrupper. Dette gælder ligeledes også at dukke op til arrangementer hvor 
man f.eks. skal stå i bar, eller sidde ved indgangen. Er man forhindret, eller mistet 
gejsten, er dette ok, så længe man bare nævner dette for resten af gruppen i god tid.
Vi ser ligeledes at man sætter arrangementet, og studiemiljøet på RUC, højere end sine 
egne fordele. Dvs. som udgangspunkt skal diskussionen altid være hvad der fremmer 
studiemiljøet på RUC, eller hvad der kunne gøre arrangementet endnu federe.

g. Sidst men ikke mindst handler RbC også om at udvikle et personligt socialt netværk på 
RUC. Vi forventer derfor et engagement i, og en rummelighed overfor de mennesker du måtte ende med at arbejde sammen med. At være frivillig skal være en positiv oplevelse, og vi ønsker derfor at folk er imødekommende og støttende overfor hinanden i positive sociale relationer, såvel som i konflikter. Vi stræber efter at alle har haft en positiv oplevelse med at arbejde i RbC, og vi ønsker derfor at man som frivillig arrangør eller hand, gør det samme. 

Profiler

8. Arrangør profil

a. Som arrangør er man ansvarlig for planlægning, administration og afholdelse af et RbC’s arrangementer. Dette inkluderer (men begrænser sig ikke til): festanmeldelse, booking af lokaler, booking af bands (herunder tekniske krav fra bands), PR, budgetlægning, bar, teknisk udstyr, oppyntning, oprydning, anskaffelse af bartendere, hands og orangevagter, sikkerhed m.m.

b. Arrangørgruppen kan med fordel dele disse ansvarsområder ud på forskellige ansvarsposter i arrangørgruppen. Den eneste ansvarspost der kræves fra koordinationsgruppen er valget af en økonomiansvarlig. Denne skal meldes til koordinationsgruppen. Den økonomiansvarlige står med hovedansvaret for det økonomiske samt budgetlægning for arrangementet og har beretningspligt overfor koordinationsgruppen og Studenterrådets bestyrelse. Den økonomiansvarlige skal desuden aflægge regnskab for arrangementet efter dettes afslutning. Deadline for økonomisk beretning ligger en måned efter arrangementet.

c. Alle budgetter skal fremlægges for, og godkendes af koordinationsgruppen før der kan blive udbetalt penge til arrangørgrupperne. Hvis arrangørgruppen ikke har kompetence til at udfærdige et acceptabelt budget, vil et medlem af koordinationsgruppen træde til og overtage rollen som økonomiansvarlig i arrangørgruppen.

d. Som arrangør skal man være forberedt på at lægge en del tid i arrangementet. Dette aftales internt i arrangørgruppen og det vil være muligt at disponere tiden således at studie og andet stadig kan passes.

9. Hand profil

a. Som hand melder man sig som tilfældig arbejdskræft. Her vil man typisk blive sat til at lave praktiske opgaver i forbindelse med forberedelserne til festen. Melder man sig som hand skal man derfor være forberedt på at hjælpe med opgaver af meget forskellige karakterer. En tjans som hand varierer meget i tid og man må derfor forhører sig med arrangørerne på det pågældende arrangement. Der kan også forekomme handsopgaver på selve aftenen, og her må man være forberedt på at man skal stå til rådighed hele aftenen.

10. Bartender profil

a. Personen skal kunne holde sig funktionelt ædru. Dette betyder at en bartender gerne må drikke under arbejdet, men at arbejdet stadig skal udføres tilfredsstillende. Antallet af arbejdstimer vil variere fra arrangement til arrangement. Antal timer plus arbejdstider aftales med den pågældende barchef. Bartendere skal være opmærksomme på at opsættelse af bar og oprydning efter festen ofte kan være en del af arbejdsopgaven.

Faste arrangementer

11. Skitur

a. Skituren er den samlede og officielle skitur for RUC’ere. Skituren lægges i uge 4 eller 5 alt efter hvad der passer bedst med semesterstarten på basis. Arrangørgruppen nedsættes af koordinationsgruppen efter først til mølle princippet senest d. 1. juni. RbC støtter skituren i form af arrangørtrøjer til arrangørgruppen. Hættetrøjer med skiturslogo. Derudover støttes turen ikke økonomisk da den anses for selvforsynende. PR og andre udgifter vil oftest kunne forhandles i hus med det pågældende rejseselskab.

12. RUC’s Melodi Grand Prix (MGP)

a. MGP er det årlige melodi grand prix for RUC’ere. Arrangementet skal lægges i starten marts. Den præcise dato vælges af arrangørgruppen. Arrangørgruppen til dette arrangement nedsættes senest d. 1. december af koordinationsgruppen efter først til mølle princippet. I tilfælde af for mange ansøgere tages der dog højde for at det er vigtigt at have både gamle som nye i arrangørgruppen. Arrangementet støttes økonomisk af RbC ud fra det vedtagne budget fra koordinationsgruppen.

13. Sommerfesten

a. Sommerfesten er RUC’s velkomst til sommeren og en afslutning på semesteret. Arrangementet skal lægges sidst i maj. Den præcise dato vælges af arrangørgruppen. Arrangørgruppen til dette arrangement nedsættes senest d. 1. december af koordinationsgruppen efter først til mølle princippet. I tilfælde af for mange ansøgere tages der dog højde for at det er vigtigt at have både gamle som nye i arrangørgruppen. Arrangementet støttes økonomisk af RbC ud fra det vedtagne budget fra koordinationsgruppen.

14. Foreningsfest for frivillige

a. Foreningsfesten for frivillige skal være en belønning til de folk der har arbejdet aktivt med frivilligt arbejde i løbet af året. Gæstelisten til dette arrangement vedtages af koordinationsgruppen. Arrangørgruppen til dette arrangement nedsættes senest d. 1. marts af koordinationsgruppen efter først til mølle princippet. I tilfælde af for mange ansøgere tages der dog højde for at det er vigtigt at have både gamle som nye i arrangørgruppen. Arrangementet støttes økonomisk af RbC ud fra det vedtagne budget fra koordinationsgruppen.

15. Kapsejlads

a. Kapsejladsen er det første arrangement der afholdes for de nye efter endt rusvejledning. Kapsejladsen skal ligge den først kommende fredag efter rusvejledningen. Arrangørgruppen til dette arrangement nedsættes senest d. 1. maj af koordinationsgruppen efter først til mølle princippet. I tilfælde af for mange ansøgere tages der dog højde for at det er vigtigt at have både gamle som nye i arrangørgruppen. Arrangementet støttes økonomisk af RbC ud fra det vedtagne budget fra koordinationsgruppen.

16. Julefrokost for frivillige

a. Julefrokosten for frivillige skal være en belønning til de folk der har arbejdet aktivt med frivilligt arbejde i løbet af året. Gæstelisten til dette arrangement vedtages af koordinationsgruppen. Arrangørgruppen til dette arrangement nedsættes til RbC stormødet i starten af september. I tilfælde af for mange ansøgere tages der dog højde for at det er vigtigt at have både gamle som nye i arrangørgruppen. Arrangementet støttes økonomisk af RbC ud fra det vedtagne budget fra koordinationsgruppen.

17. Nye arrangementer under RbC

a. Nye arrangementer og tiltag kan i første omgang støttes økonomisk ud fra RbC-budgettets diversepost. I koordinationsgruppen skal det besluttes og vurderes for hvert enkelt arrangement hvilken mængde arbejde RbC kan lægge og hvordan dette gøres. Evt. nedsættelse af arrangørgruppe, skafning af hands og bartendere, evt. økonomisk støtte.

18. Tidslinje for året. Forskellige deadlines.

Uge 4-5Skitur
1. martsNedsætning af arrangørgruppe til foreningsfest
Start martsMGP
Slut majSommerfest
1. majNedsætning af arrangørgruppe til kapsejlads
MajForeningsfest
1. juniNedsætning af skitursgruppe
1. fredag i septemberKapsejlads
SeptemberStormøde og nedsættelse af julefrokost arrangører. Nedsættelse af nykoordinationsgruppen
NovemberJulefrokost for aktive på RUC
1. decemberNedsætning af arrangørgrupper til MGP og Forårsfestival